BAB : 7 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dari suatu lembaga meliputi semua sistem yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang memandu manajemen dalam mengambil keputusan dan tindakan. Sistem informasi manajemen dapat dilihat sebagai peta kegiatan yang dilakasanakan LKM. Sistem tersebut memantau operasi lembaga dan menyediakan semua laporan yang mencerminkan informasi yang dianggap manajemen sebagai paling berarti untuk ditelusuri. Para karyawan, manajemen, dewan, organisasi pendanaan, pihak pengatur, dan pihak-pihak lain mengandalkan pada semua laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen untuk memberikan gambar yang tepat mengenai apa saja yang terjadi dlam lembaga.

Informasi tentang operasi yang lebih akurat, tepat waktu dan lengkap, terutama tentang portofolio kredit, akan memperkuat kemampuan manajemen untuk meningkatkan kinerja keuangan dan memperluas jangkauan pelanggan.

Sistem informasi yang baik dapat :

1. Memperbaiki kerja karyawan lapangan.

2. Memungkinkan para pengawas memantau bidang tanggung jawab mereka dengan lebih baik.

3. Membantu manajemen senior lebih baik menyusun pekerjaan organisasi secara menyeluruh serta

Mengambil keputusan operasional dan strategis secara bijaksana.

Pandangan Umum Persoalan Berkenaan Dengan sistem Informasi Manajemen

Pada tingkat yang paling fundamental adalah penting untuk mengetahui perbedaan antara DATA dengan INFORMASI. Data yang relevan dihasilkan oleh lembaga dalam bentuk : cek yang dibayar kepada karyawan, pemasok dan nasabah, catatan pembayaran kembali kredit pelanggan dan penarikan dana bank. setoran dan pemindahan dana. Adalah tugas dari sistem informasi manajemen untuk merubah data mentah ini kedalam informasi yang berarti yang dapat digunakan oleh LKM dalam mengambil keputusan.

Banyak LKM menghabiskan waktu dan uang yang cukup banyak untuk mengembangkan sistem informasi manajemen yang ternyata mengecewakan atau tak memuaskan karena tiga faktor sebagai berikut :

1. Pengenalan yang buruk dari kebutuhan akan informasi.

2. Komunikasi yang buruk antara manajemen dengan personalia sistem.

3. Harapan yang tak realistis mengenai teknologi informasi.

Titik pangkal dalam pengembangan setiap sistem informasi manajemen adalah menetapkan informasi apa saja yang dibutuhkan lembaga untuk mengambil keputusan yang layak dan melaksanakannya dengan baik. Kunci untuk menetapkan kebutuhan akan informasi adalah mengevaluasi kebutuhan para pengguna akan informasi tersebut.

Dengan disediakan informasi yang baik dalam bentuk yang berguna dan secara tepat waktu, seluruh pemangku kepentingan dalam lembaga para karyawan semua tingkatan, pelanggan, anggota dewan, donor, investor, pihak pengatur akan diberikan informasi yang mereka butuhkan untuk mengambil bagian dengan produktif dalam seluruh kegiatan LKM.

Tiga Bidang Sistem Informasi Manajemen

Biasanya sistem informasi manajemen LKM termasuk dalam tiga bidang utama :

1. Sistem akuntansi.

2. Sistem pemantauan kredit dan tabungan.

3. Sistem yang disusun untuk mengumpulkan data tentang dampak pelanggan.

Tidak semua lembaga memiliki sistem informasi manajemen yang mencakup semua bidang ini. Dua bidang pertama hampir selalu ada dlam bentuk tertentu, hanya LKM yang menerima simpanan membutuhkan sistem untuk memantau tabungan.

Sistem Akuntansi

Semua standar yang mempedomani tatacara akuntansi dan auditing sangat bervariasi dari negara yang satu ke negara lain, hampir selalu ada beberapa prinsip utama yang menentukan logika mendasari sisi akuntansi dari sistem informasi manajemen.

Manajemen sebaiknya menetapkan dengan jelas segala macam variasi laporan dasar ini yang dibutuhkan untuk mengawasi operasi secara efektif, seperti laporanlaba rugi oleh kantor cabang atau neraca oleh organisasi pendanaan. Buku besar kemudian dpat disusun untuk menyerap data yang relevan dan menghasilkan laporan dengan tingkat perincian yang layak.

Bagian Rekening. Inti dari sistem akuntansi lembaga adalah buku besar. Selanjutnya kerangka buku besar adalah bagian rekening. Susunan bagian rekening mencerminkan keputusan fundamental oleh lembaga. Struktur dan tingkat perincian yang disusun akan menetapkan jenis informasi yang mungkin diakses dan dianalisis oleh manajemen di kemudian hari. Manajemen harus jelas mengenai kebutuhan akan informasi dan mampu mencapai keseimbangan antara dua pertimbangan yang berlawanan.

Bagian rekening sebaiknya disusun untuk memenuhi kenutuhan manajemen, menyediakan informasi dengan tingkatan perincian yang berarti bagi para manajer disegala tingkatan. Kebtuhan donor, pengaturan dan auditing biasanya kurang terperinci dan oleh karena itu dpat dipenuhi apabila kebutuhan manajemen dipenuhi.

Sistem Pemantauan Kredit dan Tabungan

Praktek akuntansi yang sudah mapan dicerminkan oleh piranti lunak buku besar, sekarang ini belum ada standar atau pedoman yang benar-benar diakui bagi sisi penelusuran kredit dari sistem informasi manajemen. (Disini, piranti lunak penelusuran kredit dan sistem portofolio digunakan searti dengan sistem pemantauan kredit dan tabungan, termasuk kemampuan untuk menelusuri informasi berkenaan dengan tabunga). Akibatnya, setiap program piranti lunak yang disusun untuk penelusuran kredit mempunyai pendekatan sendiri terhadap informasi yang ditelusuri, bermacam-macam laporan yang dihasilkan dan yang paling penting bermacam-macam ciri khas yang tercakup. Beberapa ciri khas kunci yang berbeda luas diantara semua program piranti lunak penelusuran kredit mencakup berbagai jenis model pemberian kredit yang ditunjang, metode perhitungan bunga dan provisi, frekuensi dan komposisi pembayaran kredit dan format laporan. Setiap LKM cenderung mempunyai keistimewaan cara sendiri untuk menyusun kegiatan operasional kredit, dan oleh sebab itu piranti lunak penelusuran kredit LKM berusaha mencerminkan tatacara operasional dan arus kerja dari lembaga.

Sistem sebaiknya disusun untuk menetapkan seperangkat peraturan yang jelas dari berbagai macam produk dalam setiap jenis produk keuangan. Misalnya, lembaga bisa menawarkan kredit bisnis kecil dan kredit kelompok solidaritas. Masing-masing jenis kredit ini mempunyai ciri khas atau peraturan yang jelas berbeda. Suku bunga, metode perhitungan bunga, jumlah dan jangka waktu maksimum yang diperkenankan, definisi pembayaran terlambat, agunan yang memenuhi syarat dan banyak faktor lain akan bervariasi diantara berbagai produk kredit yang berbeda tersebut.

Makin banyak produk keuangan yang ditawarkan oleh lembaga, makin rumit sistem portofolionya. Makin rumit sistem maka makin tinggi biaya pembelian piranti lunak, makin tinggi tingkat keahlian yang perlu untuk menunjang sistem dan makin tinggi risiko kesalahan pembuatan program dan pemasukan data.

Menilai Piranti Lunak Penelusuran Kredit

Ada tiga pilihan pendekatan untuk mendapatkan piranti lunak penelusuran kredit :

1. Membeli paket piranti lunak siap saji dari pengembang setempat atau pemasok internasional.

2. Merubah sistem yang ada, dengan memasukkan ciri-ciri kunci yang perlu untuk LKM tertentu.

3. Menegmbangkan sistem yang sepenuhnya dibuat menurut pesanan, yang khusus disusun dan diporogram

untuk lembaga.

Keputusan mengenai jalan mana yang ditempuh sebagian besar didasarkan pada skala operasi lembaga. Secara sederhana mungkin berguna untuk menggolongkan LKM dalam tiga ukuran, yaitu :

LKM Kecil adalah lembaga dengan kurang dari 3.000 pelanggan yang tidak mempunyai rencana bagi perluasan yang berarti. LKM seperti ini tidak berharap untuk berubah menjadi lembaga keuang resmi atau menawarkan bermacam-macam produk keuangan. Akibatnya kebutuhan akan sistem informasi manajemen adalah sangat mendasar dan tidak membutuhkan sistem portofolio yang ketat dan serbaguna.

LKM Sedang adalah lembaga yang mempunyai jumlah pelanggan antara 3.000 dan 20.000 orang, yang berkembang dan menawarkan bermacam-macam produk kredit dan tabungan. LKM seperti ini membutuhkan sistem informasi manajemen yang jauh lebih ketat dengan ciri-ciri keamanan yang kuat dan jejak pemeriksaan yang teliti, yang menangani transsksi dalam jumlah besar, termasuk kemampuan untuk memamntau rekening tabungan, dan akan mampu menghadapi penelitian yang cermat dari pihak pengatur perbankan.

LKM Besar mempunyai jumlah pelanggan lebih dari 20.000 orang. LKM seperti ini biasanya cukup besar untuk membenarkan perubahan besar sistem informasi manajemen yang ada atau pengembangan sistem baru khususnya memenuhi kebutuhan akan informasi. Walaupun biaya pengembangan sistem informasi sangat mahal, namun peningkatan mutu informasi serta otomasi dari banyak tugas kunci dapat membawa kepada efisiensi yang berarti dalam operasi skala ini, yang membenarkan keharusan untuk melakukan investasi tingkat tinggi.

Untuk memutuskan diantar berbagai pilihan yang ada, LKM sebaiknya menilai apakah paket piranti lunak yang sudah ada memenuhi sebagian besar kebutuhan manajemen portofolio. Penilaian awal dari program piranti lunak sebaiknya meliputi kajian yang cermat dari seluruh dokumentasi yang ada dan secara ideal kajian dari peragaan atau percobaan piranti lunak. Penilaian awal ini sebaiknya fokus pada segala persoalan utama kecocokan diantara berbagai jenis produk keuangan yang ditunjang metode landasan bunga yang didukung dan sebagainya, daripada perincian yang lebih teknis.

Apabila suatu paket piranti lunak tertentu lulus dari penilaian awal, maka kerangka kerja bagi piranti lunak penelusuran kredit sebagai berikut dapat berlaku sebagai pedoman untuk evaluasi yang lebih lengkap dari sistem manajemen portofolio.

Ada enam aspek piranti lunak penelusuran kredit yang perlu dievaluasi, yaitu :

1. Kemudahan penggunaan.

2. Ciri khas.

3. Laporan.

4. Keamanan.

5. Persoalan piranti lunak dan piranti keras.

6. Dukungan teknis.

Sistem Penelusuran Dampak Pelanggan

Sebagian besar LKM ingin menelusuri data sosial ekonomi dan dampak (yaitu jumlah pekerjaan yang diciptakan, jumlah pelanggan yang keluar dari kemiskinan). Namun demikian, penelusuran dampak pelanggan bahkan kurang baku daripada manajemen portofolio dan menawarkan tantangan besar kepada LKM yang sedang mencari paket piranti lunak yang tepat. Sebenarnya tidak ada sistem siap saji untuk memantau dampak yang tersedia sekarang ini. Lembaga yang memilih untuk memantau dampak biasanya telah memilih pendekatan pengumpulan informasi yang melengkapi proses pengumpulan informasi mereka lainnya.